內閣大庫檔案掃描及校驗相關作業標準 (92.03.06 初稿)

壹、 檔案取用注意事項


一、檔案維護原則

1. 使用修裱專用軟毛刷子刷去檔案上的髒污。
2. 若需註記,以夾紙條的方式置於書中,不得使用便利貼。
3. 飲料與食物等應與檔案保持安全距離。
4. 檔案不可放置於電腦螢幕或主機上。
5. 檔案皆經工作室人員點收點交,不得擅自拿取。

二、拿取方式

1. 拿取檔案時,注意平衡,以手掌托拿為原則。
2. 移動檔案時,以整件為原則,以免散失的狀況發生。
3. 檔案的附屬物品,如紙片、浮籤、夾片、封套等,應隨檔案移動,以免散失。

三、翻閱注意事項

1. 逐頁檢查檔案狀況,注意是否有紙屑、毛髮、灰塵,使用軟毛刷子刷去。
2. 翻閱檔案時,小心紙質脆弱,避免撕破、缺角的情形發生。
3. 紙質已焦脆的檔案,摺角不宜翻平,以維護檔案完整。
4. 拆線、拆釘的檔案,翻閱後應將前後頁次整齊放置,維持檔案原樣。


貳、 全彩影像掃描及校驗相關標準


一、檔案點交、點收時須詳細核對登錄號及數量。


二、掃描校驗標準

(一) 廠商配合事項


1. 必須每日進行掃描工作前,執行掃描器色彩校正程式。

2. 拆線掃描之檔案,任何時候務必將之折疊整齊,因紙張薄脆且邊緣易破碎;請注意是否有重要紙屑因未粘妥而掉落。

3. 遇破損之檔案(或人為因素)需修補者,須請工作室人員處理。

4. 情況特殊之檔案須與工作室人員協商。

5. 配合以下各項原則執行掃描。

(二) 檔案掃描原則

1. 以對檔案之傷害最低,且維持或復原檔案之原貌為原則。

2. 尺規色表採IT8標準色彩導表。

3. 掃描時尺規色表與原書之間距為0.1~1cm。

4. 拆線標準:
中縫太緊,以致夾縫兩旁之字跡產生陰影、曲扭或無法掃描。

5. 襯紙標準:
檔案紙薄或檔案蛀洞過大,他頁字透過背葉者,需襯紙掃描。


(三) 檔案校驗原則

1. 校驗基本原則:
以不影響版框內字跡及閱讀為基準,頁面之平整美觀與否亦需考量。

2. 書頁掃描之中縫:
(1) 夾縫陰影: 以不影響字跡為基準。
(2) 夾縫壓到字跡/字型曲扭: 因未壓平而使夾縫旁字跡歪曲。
(3) 兩書頁之間距: 以不超過0.1cm為基準。

3. 透背葉字跡

4. 襯紙
注意是否有襯紙移位或漏襯的問題發生?

5. 木屑/毛髮
注意是否誤掃非原書應存在的污點?

6. 遮字

7. 邊角卷翹/摺角

8. 蛀洞/破洞:
若影響版框內字跡,請在背葉墊紙掃描。

9. 沾粘書頁上之紙條,需要掃存。

10. 原書葉面凹凸不平/摺痕:
以不影響字跡為基準,判斷後交裱褙室修復或不處理。

11. 壞檔/錯頁/漏頁。
凡有刪頁、補掃等情形,須特別注意頁次順號。

12. 檔名與檔案順號:
(1) 檔名必需正確,同一檔案之流水號不得有跳號情形,必須按頁次順序排。
(2) 影像內容須與登錄號相符

13. 頁面完整:
(1) 邊緣之版心以及書頁上下緣必須完整掃存,不應裁切。檔案之版面裁切處應留白以顯示書頁之邊緣及高度,寬度以不超過1公分為標準。
(2) 尺寸較大之檔案另議。

14. 版面歪斜:
以檔案下緣為對齊線,除原頁面為歪斜,皆應呈現方正之頁面,頁面與尺規平行,傾斜角度以不多於0.2度為原則,以人眼可辨者為準。但若原書頁面已歪斜,則不在此限。

15. 色差
有與原件不符者,須進行色彩校正後,方可進行重新掃描作業。

16. 字跡或圖像清晰度:
不得有失真現象(可放大至實際尺寸來檢視判定)。

17. 其他原則:
(1) 不必掃存之書頁:
沒有重要印鑑之空白頁(含最末頁)和非檔案之原始封面。
(2) 需要掃存之書頁(特殊情況):
若有空白頁因不掃存而影像檔案頁次順序者,則仍需掃存之。

 

內閣大庫檔案狀況與試掃記錄表 (2003.03.06初稿)

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