著錄體例

本著錄體例以史語所藏內閣大庫之明清兩朝檔案,進行檔案內容及形式上的分析、組織和記錄,以提供
定義、管理定位並解釋說明檔案的館藏及徵集之背景,及每件檔案的事由、責任者、時間、文種、批示
等項---


1.類型:明清檔案一律標示”檔案”。

2.登錄號:即民國七十年(1981)以後登錄檔案的流水號。

3.題名:題名即該檔案的主旨;事由則為內容摘要,重點描述人、事、時、地、物等相關訊息;並註明
原件所使用文字為漢文、滿文或滿漢合璧。

4.責任者:該件檔案具題具奏人的姓名與職銜,檔案中有完整姓名及官職者照錄,官職只錄實銜及兼職,
虛銜不錄;具題具奏人在該件檔案只有姓或因檔案殘缺而官職不詳時,參考印信關防或其他工具書,如
錢實甫的《清代職官年表》可供查考時,將其名字或官職補上,並加註[]。
原檔案內之姓名確知誤植,非他人譯文、異體字等,則予更正並加[]補充說明。

5.責任時間:該件檔案發下,進呈或移會的時間,即發文日期。著錄皇帝年號及年、月、日,並以阿拉
伯數字標示;原件未標示月、日,則只錄其年。年月日殘缺時,以『?』標示。
遇有閏月時,於”月”字前加『*』標示,;如果責任日期不詳,則錄[不詳]。

6.批紅:題奏本章封面上有批紅,或奏摺內有硃批諭旨時,皆照錄其諭旨內容,國家有喪事時的藍批,
亦照錄;遇有殘缺字,則以□代替。

7.文種:即文件別,指該檔案的文種類別,如制詔誥敕等下行文,及臣工進呈文書用的題奏本等上行文,
及官府之間往來的公文書,如移、咨、等平行文。有些題奏本在封面上書密題或密奏,則題本、奏本為
其文件別,封面上所書密題、密奏為其文本。再以奏摺的副本為例,其封面標示或作副奏,或副摺或奏
底或奏,皆一字不易著錄在文本項下。

8.貼黃及釋文:題奏本後黏附貼黃時,即照錄全文。如遇殘缺文字,則以□代替。釋文即該件檔案全部
內容或局部內容的譯文,如內閣俄羅斯文館試卷之滿文部份譯為漢文全文。

9.典藏沿革:即檔案過去的典藏地,清人入關以前天命、天聰等年間的文件,例如以無圈點老滿文書寫
的滿文原檔,毛文龍致金國汗書信等,清初由盛京移至北京者,即標示為『瀋陽舊檔』,其他則標示為
『內閣檔案』。


10.保存狀況:

(1)檔案完整或首尾完整,僅部份殘破,不影響內容完整性者,標示『整』;其他不論是前缺或後缺,
標示『殘』。修復狀況則以檔案日後需要修補者,標示『待修復』。

(2)裝潢:即該檔案的裝訂形制,如摺件係用橫幅紙折疊而成,題奏本等屬摺式文件,標示為『摺件』;
制詔誥敕是以大張黃紙或絲絹書寫,以卷軸方式貯藏,標示為『卷軸』;起居注稿等係排纂成冊者,標示
為『檔冊』。

(3)質材:即該檔案載體質材,標示『紙本』、『絹本』(含緙絲等織質)。

(4)高廣:該檔案的高度及寬度,以公分為單位,著錄高x寬,用阿拉伯數字標示;並以原件主體為著錄
對象,其附件不錄高寬。

(5)圖像:檔案上有圖名,則照錄圖名,如月食圖;底圖、邊框有既定稱法,則錄其既定稱法;其他圖名,
墨色標示「圖」;彩色標示「彩圖」。


11.附註:即以上各項的補充說明,例如摺件經修裱改裝為卷軸,標示「形制:摺件改修卷軸」或「版本:
印刷」,「版本:印刷及填墨」或「釋文:清文待譯」等。


12.關連、主題:註明相關檔案之關係與登錄號。例如一原件因時空、人為因素分為二件,或內容相同之
題本、揭帖;奏本、揭帖等關係的說明。又主題一項,目前明確標示者有「臺灣」、「硃批奏摺」、「藍
批」等。


13.參考文獻:該項著錄資料非來自檔案本身,則標明查考之參考文獻。分為篇名、刊名\書名\資料庫名
稱、作者三欄。


14.出版:即該件檔案全文收錄出版的出版品名。分為出版品名、卷\冊、頁三欄。例如收錄在明清史料
甲-07-125,則標示出版品名為「明清史料」、卷冊為「甲07」、頁次為「125」。

我們著錄以上各項資料的原則是:一切以檔案本身的資訊為主。遇到檔案殘缺,資訊不完整的時候,參考
工具書或其他書籍,如錢實甫的《清代職官年表》、或《清實錄》而得,會在參考文獻欄內註明所依據的
資料。至於一時無從查考者,只是填上「不詳」一詞,留待研究者自行考究。檔案整理是件極為繁瑣的事,
由於對檔案的知識有限,錯誤疏漏恐難避免,尚祈先進不吝指正。