珍藏歷史文物數位典藏計畫
【分支五:史語所藏內閣大庫檔案】

計畫主持人:劉錚雲 史語所研究員
共同主持人:陳熙遠 史語所助研究員


計畫內容:


(一)研究目標與重點:

1.典藏內容

史語所藏內閣大庫檔案以明清兩代檔案為主。據民國四十一年統計,總計約三十一萬多件,明代檔案
約有四千多件,多為康熙年間為修明史徵集而來,以啟禎年間的題行稿居多;清代檔案則佔多數,內
容有:(1)內閣收貯的各項檔案,如制詔誥敕、題奏表箋啟本副本揭帖史書錄書塘報、黃冊及其他隨
本進呈及繳存的文件;(2)內閣本身的各項檔案;(3)修書各館檔案;(4)試題試卷及其相關的檔案;
(5)瀋陽舊檔。


2.文化特色與價值

史語所藏內閣大庫檔案在本世紀的二、三○年代與殷墟甲骨文、漢晉簡牘、敦煌千佛洞卷軸、中國境
內之古外族遺文並稱五大新發現,深受史學界的重視。其內容豐富,多涉及一般行政事務,許多案例
並不見於會典或則例,是研究制度史相當有價值的材料。然若有新問題的提出,相信社會、經濟史學
者也可在其中找到新的研究材料。


3.管理現況說明

民國十九年始,本所即開始進行檔案整理工作,但因政治局勢及經費困難,大規模的整理工作要到民
國七十年始得展開。至民國八十四年將已整理完成者陸續刊印出版。民國八十五年起正式展開數位化
整理工作,將檔案原件製成影像檔存入光碟保存。民國九十年起依授權使用方式,提供網路線上閱覽
及複印服務。而為保存此珍貴典藏及提昇數位化的成果品質,從實體到數位影像執行了一嚴謹的整理
與維護流程。


4.欲建構之數位典藏工作範圍

雖然史語所內閣大庫數位化工作已進行多年,然當初著眼的二項目標:檔案的保存與服務學術研究,
在科學技術蓬勃發展、倡導學術無國界的現在,都應有其擴展的深層意義。思考過去計畫的不足,在
於未研擬檔案管理基礎工作的相關規範,致使在傳承上、品質上、國際合作上都有缺憾。因此,90年
度數位典藏工作範圍重點在於檔案整理工作、檔案著錄格式及著錄方式的研擬,並包含資料庫及著錄
模組的系統架構規劃。在執行上尋求與具同樣典藏之單位的合作,如故宮博物院。並嘗試參考國際標
準,學習國際經驗。91年度持續修正相關標準與規範,檢測人名權威資料庫、內閣大庫著錄模組、開
發地名權威資料庫,並實際進行著錄。92-93年主要計畫內容,則以初具規模之資料庫(90-91建置:內閣
大庫、人名、地名),規劃數位典藏整合式檔案管理自動化系統架構,含檔案管理相關機制與網路服務
機制,開發庫房管理模組、web檢索模組與網路服務,並持續新增修改資料庫中的數位檔案(含文字目
錄、人名、地名與影像)與著錄標準及相關規範,以期早日完成明清檔案整合式數位化作業。


5.整合之必要性

史語所藏內閣大庫檔案在本世紀的二、三○年代與殷墟甲骨文、漢晉簡牘、敦煌千佛洞卷軸、中國境
內之古外族遺文並稱五大新發現,深受史學界的重視。據民國四十一年的統計,本所現有大庫檔案總
計三十一萬多件,內容頗豐,包括內閣收貯的制詔誥敕、題奏表章、史書、錄書、塘報、黃冊、簿冊、
朝貢國表章,以及內閣各廳房處的檔案、修書各館檔案、試題、試卷、瀋陽舊檔等,而其中以題、奏
本佔最大宗。由於檔案內容多涉及一般行政事務,而許多案例並不見於會典或則例,是研究制度史相
當有價值的材料。然若有新問題提出,相信社會、經濟史學者也可在其中找到新的研究材料。

因此在史語所整合發展數位典藏計畫中,內閣大庫實為必要且迫切需要之一支。在整合過程中,資源
分享計畫提供技術、設備及人力上的支援,與其它分支計畫也以「分享」、「分工合作」為原則,共
同發展執行計畫業務。


6.人力分配


本分支計畫主持人為具史學專長之研究人員,對檔案有深度的了解與熟悉,同時以研究者、使用者、
管理者的立場帶領計畫執行,使得計畫成果更具學術價值與科普價值。另,除聘任五位專任助理、一
位兼任助理進行人名、地名權威資料的著錄與相關規範的研擬外,由史語所明清檔案工作室支援十三
位專門人員,進行內閣大庫資料庫的目錄與全文著錄、相關管理規範的研擬、數位影像的攝影與掃描、
校對等工作,在最節省經費的方式下全力動員,以利計畫的順暢進行。


7.資源整合

(1) 人力上:整合數位典藏的聘任人力與史語所明清檔案工作室的人力,以及帶領計畫執行的研究人員
三人,共計二十二員。

(2) 資訊技術上:結合以下相關技術,由本所資源分享計畫及總計畫下技術發展分項計畫支援:
a.檔案管理技術:包含檔案編排、檔案描述、檔案描述編碼、權威控制、內容分析、修復維護等。
b.數位影像技術:包含影像製作方式與格式、硬體規格選擇、檢測標準、儲存環境與載體、容量等。
c.檢索技術:索引製作、檢索介面、全文檢索、影像檢索、邏輯運用等。
d.法律要求:智慧財產權、網路行為規範等。
e.其它技術:缺字、浮水印、網路付費機制、權限管理等。
f.其它相關管理規則。
g.其它網路服務功能。

(3) 經費上:本分支計畫為與所堶嚓仵袚~務做一區隔,主要經費著重在檔案的加值分析及數位檔的製
作(含影像與目錄)、系統的整合規劃上。所媟~務著重在檔案的整理維護、管理及提供使用上。


(二)執行方法及進行步驟:

1.工作項目

93年:
(1)檔案詮釋資料(metadata)的轉檔與建檔(接續92年,所內支援)
(2)人名、地名權威檔的著錄(接續92年)
(3)修正相關標準(接續92年)
(4)修正檢索web模組(接續92年)
(5)數位影像製作(所內支援)
(6)配合整合式系統,規劃開發流通提調模組及庫房管理模組
(7)檔案主題分析與主題詞表評估修訂(試行200筆)

94年:
(1)檔案詮釋資料(metadata)的建檔與回溯(所內支援)
(2)人名、地名權威檔的著錄
(3)整合式系統連結
(4)數位化作業相關規範研擬
(5)數位影像製作(所內與計畫合併支援)
(6)檔案主題分析與主題詞表評估修訂

95年:
(1)檔案詮釋資料(metadata)的建檔與回溯(所內支援)
(2)人名、地名權威檔的著錄
(3)數位化作業相關規範研擬
(4)數位影像製作(所內與計畫合併支援)
(5)檔案主題分析與主題詞表評估修訂
(6)整合式系統提供服務
(7)網站建立與提供服務


2.執行分工

本分支計畫的執行,將所有參有人員依業務分組,區分為以下幾組,各組間人力可再相互支援:
(1) 整理組:掃灰、除蟲、補綴、分類、登錄、封存上架。
(2) 摘錄組:內閣大庫目錄及全文著錄
(3) 數位檔案組:掃描、數位攝影、校對影像。
(4) 權威資料組:人名、地名權威資料著錄。
(5) 行政組:計畫行政業務處理、研擬相關規範、系統模組規劃、開發、檢測。(由資源分享計畫支援)


3.具體成果與產出

(1)系統模組:整合式檔案管理自動化系統;明清檔案主題分析webgis測試系統。
(2)規範:明清檔案著錄規則、人名權威資料著錄規則–明清檔案、地名權威資料著錄規則–明清檔案。(全為修訂版)
(3)系統規格:整合式檔案管理自動化系統架構及功能需求書。
(4) 數位檔案:人名權威資料1100筆;地名權威資料回溯1000筆;內閣大庫全文貼黃5000筆;檔案主題分析1000筆。


4.預期效益

(1) 資料庫擴充,數位典藏文物量與品質的提昇。
(2) 整合式系統模組逐步完備,流通檢調及庫房管理模組完成。
(3) 為檔案管理建立相關的規範與標準。
(4) 提昇檔案材料的學術研究價值與科普價值,同時保留國家重要之知識文化財。

5.分支五95年度執行甘梯圖

 

                       月 次

 

工作項目


1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12
備   註
規劃年度進程                          
人名權威資料著錄                          
地名權威資料回溯                          
全文貼黃著錄                          
檔案主題分析                          
整合式檔案管理自動化系統修訂                          
主題分析Webgis測試                          
各類標準與規範修訂                          
計畫成果自我評估與報告撰寫                          
預定進度累計百分比 10 18 26 34 42 50 59 67 76 84 92 100