本所於民國八十五年起,建置內閣大庫檔案系統,開發使用者線上瀏覽與檢索等相關功能,旨在提供研究者詳盡且系統化的明清檔案資訊。民國九十年初,為提升系統之檢全率與檢準率,開始與國立故宮博物院合作,建置人名權威檔,輔助系統進行人物資訊的權威控制。
  人名權威檔的內容包含兩大部分:一是傳主的基本資料,包括姓名、生卒年、異名、籍貫、傳略、出身、專長、著述、關連等欄位。異名欄包括:著錄來源或考證來源中有記載之同人不同名稱,未經權威款目採用者,並標示其種類,如初名、字、號、謚等等。關連欄則著重於傳主的親屬、師友關係。二是傳主的履經歷,記錄傳主歷任官職,及任官時間。職銜中官名以正式官名為原則,如正式官名有常用之通稱,著錄通稱,得視情況補充正式官名。除職官銜外亦包括爵位的收錄。此外,若無法得知正式官名或通名,只知奉派管理某某事務者,如:稽察中書科事務等。亦比照故宮典藏之清國史館與清史館之傳包稿著錄。而受賜的各種殊榮,如賞戴花翎、賞黃馬褂等;或非官銜之履歷,如山長等職,其他如丁憂守制、致仕等情形亦予以記錄,按照年代日期,使之條目有序。
  人名權威檔係以明清檔案(內閣大庫檔案、軍機檔、宮中檔等)為主要參考資料,另輔以故宮典藏之清國史館傳包、傳稿及清史館傳稿,再選取學界公認具權威性的史料,如《國立故宮博物院清代文獻檔案:武職大臣年表》、《明實錄》、《清實錄》、《清代官員履歷檔案全編》、《明代傳記叢刊》、《清代傳記叢刊》,及今人編纂的《清代名人傳略》、《清代職官年表》、《清人室名別稱字號索引》等做為參考文獻,亦使用《清代職官志》、《中國官制大辭典》等參考書籍。這些文獻的考證性經過排序,引用時,以具較高考證性者優先。
  為使著錄結果具一致性及可靠性,訂定著錄規則。著錄規則乃由明清史學專家、資訊顧問及內容著錄人員,經反覆討論取得共識,累積而成。同時根據實際著錄時遇到的狀況,隨時討論,做成紀錄,務使資料庫正確反映史料內容。著錄人員依據參考文獻、著錄規則及討論紀錄,將史料內容系統化整理,建置於網站資料庫內,方便使用者隨時查詢。
  人名權威資料庫目前持續建置中,使用者可經由明清檔案內閣大庫系統(http://archive.ihp.sinica.edu.tw/mctkm2/index.html)之責任者基本資料,連結至該人名的權威資料,或直接進入「明清檔案人名權威資料查詢」(http://archive.ihp.sinica.edu.tw/ttsweb/html_name/search.php)網頁,執行相關檢索。本資料庫除整理明清人物傳記資料外,並記錄史料來源的脈絡線索,戮力提供明清傳主(人物)的完整資訊。